La crise du Coronavirus a forcé de nombreuses entreprises à passer au télétravail « forcé », qui, en réalité, s’est avéré être un travail « confiné », assez loin des principes du télétravail ordinaire.
Mais avec le retour progressif aux bureaux, comment pouvons-nous établir le télétravail de manière stable et durable ? Devrions-nous imposer la même règle à tout le monde ? La formation à distance devrait-elle être envisagée pour en assurer l’efficacité ?
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Voici nos 6 étapes clés pour concevoir correctement votre projet de télétravail. Cet article a été co-écrit avec Camille Rabineau, experte en méthodes de travail. Découvrez son atelier : « Après confinement, remettez le télétravail sur les rails. »
Plan de l'article
COMMENT METTRE EN PLACE AVEC SUCCÈS LE TÉLÉTRAVAIL DANS LES AFFAIRES ?
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1. COLLECTE DES BESOINS ET DES ATTENTES
Indispensable première étape pour établir le télétravail : collecter les besoins des employés au moyen de questionnaires, de groupes de discussion ou de réunions avec les délégués du personnel.
Souvent, les premières demandes proviennent naturellement du sol : un employé qui envisage de déménager dans une maison plus éloignée ou un gestionnaire qui a besoin de prendre soin d’un parent malade.
Prenez le temps d’identifier ces cas, puis d’étendre le débat au collectif : qui s’intéresserait à cette pratique ? Quelles sont les motivations, les doutes et les préoccupations des différents acteurs ? Le rythme du télétravail que vous aimeriez expérimenter ?
Toutes ces réponses permettront aux organisateurs de mieux guider le futur système.
2. DÉFINIR LE CADRE DU PROJET
Pour réussir votre projet de télétravail, il est essentiel d’impliquer les différents acteurs : équipe RH, mais aussi IRP, managers, CIO ou médecine du travail, qui auront des préoccupations différentes. Un groupe de travail peut proposer une ou une lettre de télétravail définissant le schéma du projet, les modalités du télétravail et évitant ainsi d’éventuels problèmes qui pourraient survenir pendant la phase d’essai. La mise en œuvre du télétravail soulève de nombreuses questions auxquelles nous devrons répondre :
- Quel rythme de télétravail à fixer ?
- Qui peut en bénéficier et sur quels critères de sélection ?
- Quels outils devrions-nous mettre en place pour promouvoir le travail à distance et le travail collaboratif ?
- Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (maison, centres d’affaires, espaces de coworking, troisième places) ?
- Comment la sécurité des données sera-t-elle assurée ?Comment suivre l’activité des gens à distance ?
Pour jeter les bases, nous ne pouvons que recommander la lecture du Guide de télétravail ANACT sur ce sujet.
3. PROPOSER UNE PHASE D’ESSAI
Une fois le projet bien encadré, espace pour l’expérimentation ! Elle peut durer plusieurs mois ou un an, mais elle doit être effectuée conformément aux obligations de l’employeur en vertu de l’article L.1222-9 du Code du travail.
Ainsi, l’employeur est tenu de prendre soin de l’équipement, des outils informatiques, des abonnements et des outils nécessaires pour organiser le temps, mais n’est plus tenu de supporter les frais d’entretien. Elle devrait également veiller à ce que les travailleurs éloignés jouissent des mêmes droits et avantages que les employés travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation.
4. ADAPTEZ VOTRE GESTION
La mise en place du télétravail est l’occasion de changer les mentalités de l’entreprise et d’envisager une gestion fondée sur la confiance plutôt que le contrôle.
C’ est souvent une occasion pour les équipes d’examiner organisation du travail , pour limiter certaines réunions improductives ou temps de transport et offrir plus d’autonomie à chaque employé pour mieux organiser leurs tâches tout au long de la semaine.Notre équipe d’entraîneurs et d’entraîneurs a développé une formation QVT en 6 destinée aux gestionnaires avec un atelier spécifique pour « Bon administrateur à distance ». Pour le savoir ici. S’il y a encore des gestionnaires récalcitrants, offrez-leur d’échanger avec leurs pairs afin qu’ils puissent être inspirés par d’autres équipes et voir les avantages. Offrez-leur également de clarifier le projet en contournant les points clés, par exemple :
- Quels sont les emplacements où le manager peut contacter les membres de leur équipe ?
- Quels sont les outils de suivi disponibles ?
- Quelle évaluation sera faite du système de télétravail ?
5. CHOISIR LES BONS OUTILS
Le boom des outils le travail collaboratif a permis et accompagné la diffusion du télétravail dans les organisations. Mais la technique n’est pas toujours au point de rencontre. Demandez à votre DSI : Votre équipe informatique fonctionne-t-elle ? Convient pour une utilisation mobile ? Bénéficiez-vous d’un système visio efficace ? Tous les employés sont-ils bien formés à leur utilisation ?
Maintenant, il existe de nombreux outils pour simplifier la vie des employés et organiser leur journée de manière productive. La plupart sont même accessibles pour TPE avec des formules d’entrée libres, telles que Trello, qui vous permet de créer des tables partagées avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou Notion.
La suite Google Drive et ses versions vous permettent de travailler ensemble dans un seul document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils tels que Skype ou l’outil de chat Slack peuvent compléter votre appareil dans le panneau de communication à distance. Zoom, Google Hangout, Skype… choisir l’outil pour votre visioconférence ? Découvrez en vidéo le favori de notre équipe : WebinarJam.
6. ÉVALUER ET RÉINITIALISER RÉGULIÈREMENT L’APPAREIL
Tout au long de la mise en œuvre du télétravail, les points réguliers doivent résoudre les difficultés et affiner le système, dans une logique d’amélioration continue.
Pour répondre aux besoins de tous ses collaborateurs, L’Oréal a établi un nouvel accord de télétravail, dans lequel chaque employé peut prendre 4 jours de télétravail par mois à tout moment, plutôt qu’un jour fixe par semaine.
Certaines entreprises soulignent la nécessité d’établir des horaires parallèles de formation ou de discussion en télétravail pour assurer le succès du projet. Nos ateliers et sessions de formation dédiés à l’organisation du télétravail, ou à l’équilibre de vie personnelle répondent aux besoins spécifiques des télétravailleurs.Zoom, Google Hangout, Skype… quel outil choisir pour votre vidéoconférence ? Découvrez en vidéo le favori de notre équipe : WebinarJam.
TÉLÉTRAVAIL ET BIEN-ÊTRE DE L’ÉQUIPEMENT
Marque de l’employeur, réorganisation du travail, nouveaux outils informatiques : l’installation du télétravail est souvent aussi un projet de transformation pour l’entreprise. Avec des avantages pour les employés et les employeurs.
Selon une étude menée par Malakoff Humanis en mai 2020, sept employés sur dix veulent et croient que la crise va profondément transformer les modes de travail. 84% d’entre eux veulent continuer à télétravailler après les restrictions imposées par la crise. Toutefois, l’étude met également en lumière plusieurs points de suivi.
LA MENACE D’ISOLEMENT ET DE PERTE D’ESPRIT D’ÉQUIPE
La plupart des télétravailleurs sont satisfaits de leur nouveau mode de travail. Cependant, l’isolement et la perte d’esprit d’équipe sont au sommet de leur préoccupations.
Pour résoudre ces problèmes, les entreprises ont la possibilité d’investir dans des espaces de coworking. Une opportunité aussi pour certains territoires qui se positionnent d’accueillir ces nouveaux travailleurs à la recherche d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : ainsi la jeune Ambassade du Perche et ses collines verdoyantes. Coworking, incubateurs, laboratoires fabuleux… Déchiffrer de nouveaux usages en lisant l’enquête de l’Observatoire Actinéo sur les espaces de coworking.
SANTÉ PHYSIQUE ET MENTALE DES TÉLÉTRAVAILLEURS
Bien que le télétravail forcé vécu pendant la crise ne soit pas similaire au télétravail dans des conditions normales, il aura cependant permis de mettre en évidence les axes de vigilance à prendre en compte dans la reprise du télétravail plus « traditionnel ».
En fait, 27% des télétravailleurs affirment que le télétravail pendant l’accouchement a eu un impact négatif sur leur santé physique. 45% d’entre eux ont exprimé une détérioration de leur posture de travail, 25% une détérioration de leurs habitudes alimentaires et enfin 33% un sommeil dégradé.
Sur le plan mental, 31 % des employés déclarent que le télétravail pendant l’accouchement a eu un impact négatif sur leur santé psychologique. 48 % d’entre eux ont eu de la difficulté à se déconnecter, 32 % ont vu leur charge mentale augmenter et 39 % se sentaient « souvent stressés ».
Bien sûr, ces chiffres restent nuancés par rapport au télétravail dans une situation plus « normale », mais il faut se rappeler que ces éléments restent des indices à surveiller lorsqu’un télétravail « réel » est établi. L’éloignement de l’employé du bureau, même à temps partiel, ne signifie pas le désintérêt de son bien-être physique ou mental. Le soin des équipes de télétravail par téléconsultation anonyme est l’idée originale de notre nouveau service Wello. A découvrir ici.**
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